Objetivo:Reafirmar la importancia de la planeación y el enfoque de proyecto para el proceso de implantación de un sistema punto de venta.
Cada empresa tiene necesidades únicas y aunque MaxiComercio ofrece un amplio abanico de herramientas y funciones, es necesario analizar cuáles son los requisitos que se deben cumplir.
La implantación satisfactoria de un sistema punto de venta no es un proceso de un día para otro, porque hay varios factores que se deben considerar para lograr el éxito. Toda la planeación y control del proceso de implantación debe hacerse por escrito, sugerimos al menos la elaboración de los siguientes documentos: * Plan general de trabajo * Listas de tareas a realizar (checklist) * Informes de resultados por cada etapa del plan general Así también es importante que tras la conclusión del proyecto se obtenga un “manual de operación del sistema punto de venta” alineado a las particularidades del usuario. El plan general de trabajo servirá como herramienta de gestión del proyecto debería incluir como mínimo los siguientes datos: * Delimitación del objetivo general y alcance del proyecto * Problemas existentes que se resolverán * Beneficios adicionales que se alcanzaran * Personas responsables * Requerimientos para considerar un éxito el proyecto y sus criterios de calificación * Calendario (tareas, fechas de inicio, conclusión y tolerancia) * Riesgos u obstáculos * Recursos necesarios * Entregables (manual de operación del sistema, etc.) El calendario del proyecto de implantación debe estar dividido en al menos 3 etapas subsecuentes que son: * Preparación * Prueba piloto * Revisión y liberaciónDurante esta etapa se realizan las tareas orientadas a llevar a cabo el arranque del sistema.
En esta etapa el sistema se pone en operación a manera de prueba y se controlan los resultados (previstos e imprevistos) para obtener la retroalimentación necesaria que permita realizar las correcciones para su liberación final.
Generalmente en el punto de venta los principales problemas son la falta de algún producto en la base de datos, el desconocimiento sobre cómo realizar algún proceso que no es muy común o la interpretación de los informes (cortes, reportes, etc).
Para realizar la prueba se deberá contar con un procedimiento adecuado para resolver los siguientes casos: * ¿Qué debe hacer el cajero si no existe en la base de datos un producto que tiene a la vista y que necesita vender a un cliente? * ¿Qué hacer si los precios son incorrectos? * ¿Qué hacer ante una falla del equipo o software? * ¿A quién recurrir si no sabe cómo realizar un procedimiento? * … * Otros que considere deban prevenirse Para controlar las incidencias durante el turno se sugiere usar un formato similar al siguiente: Fecha y hora de apertura Fecha y hora de cierre Caja Cajero: Fondo inicial: +Ventas: -Retiros de valores: + Otros ingresos: = Saldo incluyendo fondo inicial: (Saldo según el sistema) Total en monedas y billetes: (Dinero total contado al corte de caja) Si hay diferencias por favor explíquelas: Problemas que se presentaron durante la sesión de trabajo Problema ¿Cómo lo resolvió? Productos que no están en la base de datos Código (SKU) Descripción Precio Firmas Cajero Supervisor Con la información de incidencias y la observación directa de los eventos ocurridos durante la prueba piloto debe generarse una lista de ajustes o consideraciones a realizarse antes de la liberación final. Mientras se confecciona la lista y se realizan las acciones correspondientes puede continuarse el periodo de prueba. Una vez que se cuente con las correcciones, previsiones y ajustes pertinentes realizados se puede pasar a la liberación del sistema.Este es el momento en el que se revisan todas las incidencias y correcciones para de ser necesario efectuar los ajustes finales.
La liberación del sistema debe tener la formalidad de entrega-recepción, por lo que se debería levantar un acta en donde el usuario final acepta de conformidad el sistema en operación.
Además de la entrega del sistema operando, es recomendable entregar también un manual de operación alineado con los procesos y políticas de la empresa.