Lección 1.8 – Cargar datos iniciales

Objetivo:Conocer las herramientas disponibles para la carga inicial de datos de manera que se facilite el arranque del sistema en un entorno de trabajo real.


Existe un conjunto de datos que se requieren introducir a la base de datos para poner en operación al sistema.

Seguramente resulta muy costoso en tiempo y esfuerzo capturar uno por uno 5000 registros para el catálogo de productos por ejemplo. Para simplificar esta tarea y otras tareas similares se dispone de varias herramientas.


Carga de información de inventarios

Los datos mínimos para este módulo son:

* Catálogo de Líneas * Catálogo de Marcas * Catálogo de Departamentos * Catálogo de Productos (servicios, artículos o ensambles) * Existencias y saldos iniciales

Importar el catálogo de productos desde Excel

Para importar los datos requiere: * Tener instalado Excel (se utiliza la biblioteca COM de Excel) * Descargar la plantilla predeterminada desde: [Importar productos](https://resources.induxsoft.net/descargasvarias/plantillas-r5/productos/?view=cards) Instrucciones: 1. Use la plantilla para capturar o “pegar” y acomodar los datos que requiere importar. 2. Desde el Backoffice de MaxiComercio vaya al menú Aplicación->Intercambiar datos y seleccione el programa “importar existencias desde Excel.js” Campos que debe llenar obligatoriamente en la plantilla * Código: Es el conjunto de números y/o letras que se le será asignado al producto. * Descripción: El nombre del articulo o servicio. * Unidad: La unidad de medida puede ser pieza, cajas, paquetes, etc. * Divisa: Tendrá que asignar la moneda para su venta (ingresar el código de la divisa, por ejemplo, para Pesos Mexicanos es PMX). * Línea: Podrá asignarle una línea a los productos, para ello previamente deberán de estar creadas en MaxiComercio (ingresar el código de la línea, por ejemplo 0001 es la Línea predeterminada del sistema). * Clase: Se determina si el producto es un: Artículo (A), Servicio (S) o Ensamble (K). * Valuación: Tendrá que especificar de qué manera serán reflejadas las salidas (en cuanto a costo) del almacén: 1=PEPS (Primeras Entradas Primeras Salidas) 2= UEPS (Ultimas Entradas Primeras Salidas) 3= (Promedio) 4= (Identificado) 5= (ninguno). * Costo: El costo que tendrá el artículo. * Precio1, Precio2, Precio3, Precio4, Precio5: El precio de venta (sin IVA) que se le asigna al producto, el Precio1 es requerido, los demás son opcionales. * Impuestos: Tendrá que determinar los artículos o servicios que incluyan el IVA y en qué porcentaje, G16= IVA 16%, G10= IVA 10%, G0= sin IVA, E= exento. * Marca: Podrá asignarle una marca a los productos, para ello previamente deberán de estar creadas en MaxiComercio (ingresar el código de la marca). * Departamento: Podrá asignarle un departamento a los productos, para ello previamente deberán de estar creados en MaxiComercio (ingresar el código del departamento). * Código de Barras: Puede Asignar hasta 3 códigos de barra diferente para cada artículo. * Requiere lote: En este campo hay que especificar si los productos manejan lotes. Introducir N para indicar que no o S para indicar que sí. * Requiere serie: En este campo hay que especificar si los productos manejan series. Introducir N para indicar que no o S para indicar que sí.

Importar las existencias iniciales y su saldo desde Excel

Para importar los datos requiere: * Tener instalado Excel (se utiliza la biblioteca COM de Excel) * Descargar la plantilla predeterminada desde: [Plantilla para importar ó actualizar existencias(ZIP)](https://resources.induxsoft.net/descargasvarias/plantillas-r5/existencias/.folderview?view=icons) Instrucciones: 1. Use la plantilla para capturar o “pegar” y acomodar los datos que requiere importar. 2. Desde el Backoffice de MaxiComercio vaya al menú Aplicación->Intercambiar datos y seleccione el programa “ActualizarExistenciasXLS” Campos que debe llenar obligatoriamente en la plantilla: * Código: El código del articulo * Almacén: Código del almacén en el cual repercutirán las nuevas existencias * Cantidad: La cantidad de la nueva existencia con la cual quedara el articulo indicado * Importe: El saldo en la divisa del producto que corresponde a la existencia total indicada en Cantidad.

Captura rápida de productos

Algunas veces puede que lo más conveniente sea capturar un grupo de productos con características muy similares, lo ideal para este trabajo es hacerlo mediante una tabla similar a Excel. MaxiComercio incluye el asistente para “captura rápida”.

Instrucciones: 1. En el Backoffice de MaxiComercio vaya al módulo de Inventarios 2. Pulse el botón “Agregar” y seleccione la opción “Asistente para captura rápida” 3. Complete los pasos del asistente 4. Introduzca los datos de los productos ya sea escribiéndolos o “pegándolos” desde otra aplicación.

Carga de información de clientes y cuentas por cobrar


Importar el catálogo de clientes

Para importar los datos requiere: * Tener instalado Excel (se utiliza la biblioteca COM de Excel) * Descargar la plantilla predeterminada desde: [Plantilla para importar clientes](https://resources.induxsoft.net/descargasvarias/plantillas-r5/clientes/.folderview?view=icons) Instrucciones: 1. Use la plantilla para capturar o “pegar” y acomodar los datos que requiere importar. 2. Desde el Backoffice de MaxiComercio vaya al menú Aplicación->Intercambiar datos y seleccione el programa “importar clientes desde Excel.js” Campos que debe llenar obligatoriamente en la plantilla: * Código: Es el código que tendrá que asignar al cliente, puede ser compuesto por letras y/o números si lo desea. * Nombre: La descripción del nombre y apellidos. * Divisa: es el código de la moneda que se asignará al cliente PMX (pesos mexicanos) es la predeterminada. * Tipo: El código del tipo de cliente * Ciudad: Código de la ciudad. * Dirección: Dirección del cliente

Importar los saldos iniciales por cobrar

Nota: Se importa el saldo inicial como un solo movimiento a la cuenta de cada cliente.

Para importar los datos requiere: * Tener instalado Excel (se utiliza la biblioteca COM de Excel) * Descargar la plantilla predeterminada desde: [Importar Saldos](https://resources.induxsoft.net/descargasvarias/plantillas-r5/.folderview?view=icons) Instrucciones: 1. Use la plantilla para capturar o “pegar” y acomodar los datos que requiere importar. 2. Desde el Backoffice de MaxiComercio vaya al menú Aplicación->Intercambiar datos y seleccione el programa “ActualizarSaldosXCobrarXLS” Campos que debe llenar obligatoriamente en la plantilla: Código: Es el código del cliente Saldo: Es el adeudo inicial, el cual será reflejado en el sistema como cuentas por pagar.